Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с одной единственной целью: подтверждения факта передачи документов. В каждом делопроизводстве необходимы точность и порядок и в нём особенно важным является выполнение пункта – своевременное проведение акта. Образец составления акта приема-передачи документов смотрите ниже:
Процедура заполнение
В первую очередь нужно подготовить документы, которые подлежат передаче. Теперь переходим к оформлению, документ нужно поделить на три части:
- Первая часть – это реквизиты двух сторон. Но поначалу, стоит написать наименование документа “Акт приема-передачи документов”. Далее указать дату и место, где оно составлялось. После заполняются все реквизиты. Для предприятий – это полное название и ФИО всех представителей. Для лиц-частников: инициалы и данные паспорта.
- Второй пункт нужно отвести под перечень. Очень удобно будет, если составить табличку. Здесь обязаны присутствовать графы, которые будут отражать №, название документа, дату согласно учету всей документации организации.
- Итоговая часть – это конечная информация о количестве актов и подписи всех его сторон. Для компаний здесь важно будет, кроме ФИО, дописать их должности, расшифровать в скобочках подписи и заверить все печатью организации.
Особенности составления
Если организация не следует нормативно-правовым нормам, то акт приема-передачи документов составляется произвольно. При составлении формы отчета расписываются такие пункты, как:
- Указывается название организации в левом углу. В правом должен поставить свою резолюцию руководитель предприятия.
- Затем ставится дата на момент составления отчёта и приёма.
- Перечисляются члены комиссии: председатель, сами члены, а также присутствовавшие: обычно это начальник и инспектор отдела кадров.
- Далее идёт таблица с перечислением.
- Затем прикладывается приложение.
- В конце пишется, кто принял и кто передал.
Единственное предназначение документа приема-передачи – это служить прямым доказательством, что бумаги переданы. Таким образом, с помощью документа с подробным перечнем передающая сторона сможет при необходимости доказать, что какая-либо конкретная бумага была действительно передана в определенном количестве страничек.
